A legutóbbi bemutatón elhangzott kérdések alapján tervbe vettük, hogy az AktaKukac egyes funkciót, a telepítési, használati és beállítási lehetőségeket részletesebben bemutatjuk. Ennek a sorozatnak az első része az AktaKukac alapjaival foglalkozik, magával az adattárolással.

Az AktaKukac tárolás szempontjából két fő részből áll:
1. Adatbázis (MariaDB) – ebben tárolódnak az ügyek, iratok nyilvántartása, a felhasználók adatai, határnapok, tennivalók, jogosultságok stb.
2. Dokumentumok – maguk a fájlok (Word, PDF, kép, e-mail mellékletek). Ezeket az AktaKukac az adatbázishoz rendeli, viszont fizikailag az adatbázisban vagy mellette tárolódnak (a rendszer beállításaitól függően).

A használat módjából adódóan a következő lehetőségeket lehetségesek:

1. Saját gépen, egyedüli használattal

Az adatbázis és a dokumentumok ugyanazon a számítógépen vannak, ahol maga a program is fut.
Tipikus helyzet: ügyvéd vagy asszisztens a saját laptopján használja, minden adat helyben van.
Előny: egyszerű telepítés (Windows telepítő automatikusan felrakja a MariaDB-t), nem kell hálózat.
Hátrány: csak az tudja használni, akinél telepítve van. Ha elromlik a gép és nincs biztonsági mentés, minden elveszhet.

2. Belső hálózati szerveren, több felhasználóval

Az adatbázis egy központi szerveren fut (egy irodai kiszolgáló gépen).
A dokumentumok is ezen a szerveren tárolódnak, így minden gépről ugyanazok érhetők el.
Az iroda munkatársai a helyi hálózaton keresztül érik el ugyanazt az adatbázist és a dokumentumtárat.
Előny: mindenki közösen, valós időben ugyanazokat az adatokat látja. Jogosultságokkal szabályozható, ki mit láthat, mit szerkeszhet.
Hátrány: csak az irodán belül érhető el (hacsak nincs VPN vagy más biztonságos távoli hozzáférés).

3. Interneten elérhető adatbázis és tárhely

Az adatbázis egy külső szerveren van (pl. bérelt tárhely vagy szerver, felhő), így bárhonnan be lehet jelentkezni. A dokumentumok is lehetnek ugyanazon a szerveren vagy külön internetes tárhelyen (pl. felhőtárhely, NAS, OneDrive, Google Drive).
Előny: az AktaKukac bárhonnan, akár otthonról vagy tárgyalásról is hozzáférhető marad.
Hátrány: erős biztonsági beállítások szükségesek (titkosított kapcsolat, tűzfal, jelszókezelés). Ez a megoldás internet nélkül nem működik.

4. Vegyes megoldások

Adatbázis helyben, dokumentumok felhőben: például az adatbázis az irodai szerveren fut, a dokumentumok pedig egy felhőtárhelyen vagy saját internetes privát meghajtón (OneDrive, Google Drive)
Adatbázis külső szerveren, dokumentumok helyben: ekkor a rendszer interneten keresztül éri el az adatbázist, de a fájlokat egy NAS-on vagy belső szerveren tárolja.
Előny: rugalmas, igények szerint kombinálható.
Hátrány: bonyolultabb tervezés és üzemeltetés, odafigyelést igényel a szinkronizálásra és a mentésekre.

5. Dokumentumok adatbázisban

Az AktaKukac képes közvetlenül az adatbázisban tárolni az iratokat.
Ez azt jelenti, hogy nincs külön „mappa”, ahol a dokumentumok vannak: minden irat magában az adatbázisban van lementve.
Előny: egyszerűbb biztonsági mentés (egy adatbázismentés tartalmazza az ügyeket ÉS a dokumentumokat).
Hátrány: az adatbázis mérete nagyon gyorsan nőhet, ezért nagy irodákban több tárhely és gyors szerver szükséges.

Többfelhasználós működés

Az AktaKukac teljes értékűen kezeli a több felhasználós irodai környezetet. Mindenkinek saját felhasználóneve és jelszava van, szerepkörökkel (pl. irodavezető, ügyvéd, asszisztens) szabályozható, ki mit tehet.
Fontos szabály: ugyanazzal a felhasználói névvel egyszerre csak egy gépen lehet belépni.
Ha külön felhasználó van mindenkinek, akkor egyszerre többen is tudják használni a rendszert.

Összefoglalás

• Ha egyedül használod → elég a saját gépedre telepíteni.
• Ha irodán belül többen használjátok → célszerű közös szerveren tartani az adatbázist és dokumentumokat.
• Ha távolról is szeretnél hozzáférni → interneten elérhető szerver szükséges, nagy figyelemmel a biztonságra.
• Ha mindent egyben akarsz kezelni → az iratokat magában az adatbázisban is tárolhatod.