Az AktaKukac következő verziójában jelentős átalakuláson megy keresztül a felhasználó-kezelés, amely a korábbiakhoz képest kibővül, pontosabbá és az egyéni igényeknek megfelelően szabályozhatóvá válik.
Az első, és legfontosabb változás, hogy az egyes felhasználók immár csoportokba szervezhetőek, így egyszerűbbé téve az azonos szerepkörök kezelését.
A program első indulásakor még semmilyen felhasználó, vagy szerepkör nincs létrehozva a fejlesztés jelenlegi fázisában, ezáltal biztosítja a felhasználó részére a maximális szabadságot. A korábbi változattól eltérően a jelen kiadásban már nem opcionális a felhasználói bejelentkezés, hanem kötelező, ezért a program induláskor kötelezővé teszi az első felhasználó létrehozását.
Az első induláskor létrehozásra kerülő felhasználó automatikusan az “Irodavezető ügyvéd” csoportba kerül besorolásba. Ez az egyetlen, kötelezően létrejövő csoport, mert így biztosítható az, hogy a program használata során mindig legyen legalább egy olyan felhasználó, aki a többiek vonatkozásában a szükséges adminisztrációt el tudja végezni.
A felhasználó-kezelés – hol rejtetten, hol pedig teljesen nyilvánvalóan – rengeteg helyen visszaköszön a programban.
Elsőként érdemes megemlíteni a jogosultságokat, amelyek a felhasználó által látott grafikus felület vonatkozásában is megjelennek: Bizonyos ikonok nem kattinthatóak, adott esetben egyes menük vagy gombok meg sem fognak jelenni, ha a felhasználói jogosultságok úgy kerültek beállításra.
A jogosultságokból 18 van, részletes leírásukat az alábbi táblázat tartalmazza:
- Új felhasználó felvitele: Új felhasználó létrehozása, aki használhatja az alkalmazást.
- Felhasználó törlése: Meglévő felhasználó törlése. Erre addig van lehetőség, amíg az adott felhasználó legalább egy alkalommal be nem jelentkezik az alkalmazásba
- Felhasználó zárolása: Meglévő felhasználó kizárása az alkalmazásból. Amennyiben a felhasználó már nem törölhető (legalább egy alkalommal az alkalmazásba bejelentkezett), abban az esetben a felhasználó a program további használatából kizárható, amennyiben zárolásra kerül. Erre akkor kerülhet sor, ha például a felhasználó munkaviszonya az ügyvédi irodával megszűnt.
- Felhasználó módosítása: A felhasználó nevének, jelszavának, egyéb adatainak módosítása.
- Irat létrehozása: Új iratot hozhat létre sablon segítségével, vagy külső iratot emelhet be az adatbázisba a felhasználó.
- Irat törlése: Az adatbázisban meglévő irat végleges törlését lehetővé tevő jogosultság. Az irat törlése esetén az irat tartalma eltávolításra kerül, csupán egy utaló bejegyzés marad az adatbázisban, az irat korábbi helyén.
- Irat módosítása: Meglévő irat tartalmának módosítása. A jog hiányában az adatbázisban korábban létrehozott irat tartalmát a felhasználó nem változtathatja meg.
- Új ügy nyitása: Új ügy létrehozását lehetővé tevő jogosultság.
- Ügy lezárása: Meglévő ügy lezárását lehetővé tevő jogosultság. Az ügy lezárása során a korábban felvitt, és a továbbiakban szükségtelen ügyváltozók törölhetőek, illetve az ügy lezárásának dátumához kapcsolódik a későbbi selejtezés lehetősége is.
- Ügy adatainak módosítása: Az ügy leírásának, az ügyhöz kapcsolódó jogosultságoknak, indítási és lezárási dátumának, valamint az alább részletezett 3 felhasználói szerep jogosultságainak módosítását lehetővé tevő jogosultság.
- Határnap létrehozása: Határnap létrehozását lehetővé tevő jogosultság.
- Határnap törlése: Határnap törlését lehetővé tevő jogosultság. A törlés esetén a határnaphoz kapcsolódó valamennyi adat eltávolításra kerül az adatbázisból.
- Határnap módosítása: Meglévő határnap valamennyi adatának módosítását lehetővé tevő jogosultság.
- Megjegyzés/tennivaló létrehozása: Ügyhöz tartozó megjegyzés vagy tennivaló létrehozásának jogosultsága.
- Megjegyzés/tennivaló módosítása: Ügyhöz tartozó megjegyzés vagy tennivaló módosításának jogosultsága. Szükséges ahhoz, hogy tennivaló esetén annak teljesítettségét a felhasználó jelezni tudja:
- Megjegyzés/tennivaló törlése: Ügyhöz tartozó megjegyzés vagy tennivaló törlését lehetővé tevő jogosultság. A törlés esetén a tennivalóhoz kapcsolódó valamennyi adat eltávolításra kerül az adatbázisból.
- Óradíj-kimutatás használata: Az óradíj kimutatást lehetővé tevő jogosultság. Ezzel a jogosultsággal rendelkező felhasználó felvihet, módosíthat, törölhet óradíj tételt, az óradíjat számlázottra és/vagy kifizetettre állíthatja.
- Letét-kimutatás használata: A letétkezelés használatát lehetővé tevő jogosultság. Ezzel a jogosultsággal rendelkező felhasználó felvihet, törölhet, módosíthat letéti tételt.
Az ügygazda felhasználó számára az összes jogosultság rendelkezésre áll a saját ügyei esetén.
Lehetővé vált a fejlesztéseknek köszönhetően az is, hogy adott ügyeket adott felhasználókhoz rendeljünk, és így további testbeszabási lehetőségeket kapunk: Az ügyeknél 3 lehetséges felhasználói szerep van:
- a tulajdonos: neki alapvetően minden jogosultsága megvan az ügyhöz,
- A szerepkör: azoknak a felhasználóknak a jogosultságai, akik a tulajdonossal azonos csoportba tartoznak (pl. Irodavezető ügyvéd, alkalmazott ügyvéd, stb)
- Mindenki más: azok a felhasználók, akik az ügyben nem tulajdonosok, és nem is tartoznak a felhasználóval azonos szerepkörbe.
A fenti 3 lehetőség esetén két dolgot állíthatunk az ügyön:
- olvasási lehetőség: ha ezt engedélyezzük, akkor az adott felhasználó hozzáférhet az ügy tartalmához, megtekintheti az egyes dokumentumokat, de semmilyen új bejegyzést nem hozhat létre az ügyben. Nem vihet fel határnapot, teendőt, nem készíthet új iratot, stb.
- Írási lehetőség: ennek az engedélynek a birtokában van a felhasználónak lehetősége arra, hogy az adott ügyön módosításokat végezzen. De! Ha a felhasználó pl. Nem rendelkezik az irat módosításának jogával, akkor teljesen mindegy, hogy van-e írási joga az ügyben, meglévő iratot nem fog tudni módosítani, csak új iratot létrehozni.
A program minden művelet során rögzíti azt, hogy ki volt az a felhasználó, aki a létrehozást/módosítást/törlést végezte. Így viszonylag hamar visszakereshetővé válik az, hogy egy adott szerződés pl. Hány alkalommal került módosításra, mikor, és kik voltak a módosítást elvégző személyek, még úgy is, hogy az iratnál automatikusan csak az utolsó módosítást elvégző személy neve látszik.